O que é o Access? é um sistema de gerenciamento de banco de dados.

O que é um banco de dados? é um conjunto de informações organizadas.

Como o Access armazena seus dados? em arquivos onde cada arquivo contém uma ou várias tabelas. Além de tabelas, o Access também trabalha com formulários, consultas e relatórios.

Tabela: é similar a uma planilha. Possui registros (linhas), campos (colunas) e a interseção de uma linha e uma coluna é uma célula. Assim, uma tabela se assemelha as tabelas que foram trabalhadas no Excel.

Formulário: os dados de um banco de dados podem ser preenchidos diretamente nas tabelas ou por meio de formulários. Um formulário é vinculado a uma tabela e os dados digitados no formulários são acrescentados a tabela.

Consulta: é a maneira de organizar as informações de uma tabela. Uma tabela pode ter várias consultas, dependendo das informações que se deseja visualizar.

Relatório: são gerados para serem impressos. Uma tabela pode ter vários relatórios, dependendo do que se deseja imprimir.

Vamos experimentar:

Vamos organizar um banco de dados com informações sobre a nossa turma. Para isso, precisamos definir quais informações serão armazenadas:
     - Nome
     - Sexo
     - Curso
     - Ano de ingresso
     - Semestre

Além destas precisamos de uma informação que seja única do aluno, ou seja, que possa identificar o aluno no universo de alunos da PUCRS. Esta informação deve ser a matrícula do aluno e será a chave primária da tabela.

Vamos gerar etiquetas para o envio de correspondência. Então, precisaremos de:
     - Endereço
     - Cidade
     - Estado
     - Pais
     - CEP

Também queremos saber quando cada um de nós faz aniversário, então devemos incluir também:
     - Data de nascimento

CRIANDO O BANCO DE DADOS ALUNOS

1. Conversar com outros 9 colegas e pegue os dados deles para os itens acima (Nome, Sexo, Curso...).

2. Entrar no Access. START - PROGRAMS - MICROSOFT OFFICE - MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

3. Escolher a opção Novo Banco de Dados em Branco - Banco de Dados em Branco

4. Escolher um nome para seu banco de dados. Por exemplo: turma. Cuide que a extensão do Access 2007 é .accdb. Se você quiser poder abrir em outro Office, clique no ícone da pastinha () e peça para Salvar como tipo - formato 2002-2003, no qual a extensão é .mdb. (Ah, lembre-se de salvar em sua área H:)

CRIANDO A TABELA TURMAS

1. Um banco de dados começa com a criação do objeto TABELA. E esta é a primeira aba que você verá após a criação do seu Banco de Dados.

2. Só que, para facilitar a criação de novos campos, vamos mudar o Modo de Exibição para o Modo Design.

O Access vai pedir o nome da tabela. Coloque, por exemplo, Aluno.

3. Agora, para cada registro (linha), deve ser informado o nome do campo e o tipo de dados. Desta forma:

Nome do campo: Matrícula
    Tipo de dados: Texto. Quando fazemos a indicação de texto, devemos informar as propriedades do campo.
    Tamanho do campo: 10
    Máscara de entrada: 00000000-0 (a máscara de entrada define o padrão de entrada do campo.
                                O caractere 0 indica que, obrigatoriamente, será um número de 0 a 9).

Nome do campo: Nome
    Tipo de dados: Texto
    Tamanho do campo: 35

Nome do campo: Sexo
    Tipo de dados: Texto
    Tamanho do campo: 1
    Valor padrão: M (o valor padrão é utilizado quando desejamos ter um valor default,
                      que é preenchido automaticamente pelo sistema)
    Regra de validação: M ou F (a regra de validação define os valores possíveis para
                      o campo. No caso de sexo, somente é válido M para masculino ou F para feminino)

Nome do campo: Data de nascimento
     Tipo de dados: Data/Hora
     Formato: Data abreviada
     Regra de validação: <01/01/08 (não é permitido data de nascimento posterior a 01/01/2008.
                                Observe os caracteres que o sistema acrescenta à regra de validação)
 

Faça para os demais campos:
- Curso (não esqueça de definir tamanho do campo)
- Ano de ingresso (são 4 dígitos. Use máscara para definir dados de entrada numérico, obrigatoriamente)
- Semestre (é somente 1 dígito, obrigatoriamente numérico)
- Endereço (residencial)
- Cidade
- Estado (deve ser uma sigla de 2 caracteres (máscara: LL) e deve ser maiúsculo (formato: >))
- País
- CEP (definir tipo de dados como texto. Utilizar máscara 00000-000.)

4. Definir a chave primária (matrícula) e salve e feche sua tabela.

CRIANDO O FORMULÁRIO TURMAS

1. Vamos criar o formulário TURMAS para entrar com dados na tabela. Na aba Criar, selecione FORMULÁRIO.

2. Para alterar a fonte, tamanho, cor, bordas, etc, utilize as opções da aba Formatar que estará aparecendo. Veja um exemplo do que pode ser feito no seu formulário.

3. Preencha com os dados de 2 colegas de aula. Para isto, vá para o Modo de Exibição: Modo_Formulário.

4. Altere a máscara de entrada dos campos (lembre de voltar para a Tabela...):

- Semestre: valor padrão deve ser 1, o sistema somente pode aceitar 1 ou 2 (regra de validação) e o texto de validação deve ser "Digite 1 ou 2". . (Isto já foi feito antes... Vamos relembrar...)

- Estado: o valor padrão deve ser RS.

5. Estes campos devem aparecer também no seu formulário. Tente descobrir como fazer isto... Uma dica? Você precisa "adicionar" o novo campo...

9. Para exercitar, altere, também, o texto de validação do campo Sexo. Escreva "Digite M ou F". Retorne ao formulário.

10. Preencha com os demais dados dos seus colegas.